Ficha de cliente: modelo e como usar para vender mais

Uma ficha de cliente boa é curta. Ela guarda o necessário para atender, cobrar e chamar a pessoa de novo, e nada além disso. Abaixo está um modelo com os campos que realmente servem a um pequeno negócio, o que não vale a pena pedir e como transformar a ficha em venda, no papel, na planilha ou no sistema.

Modelo de ficha: os campos que importam

• Nome como a cliente gosta de ser chamada.
• WhatsApp, que é por onde a maior parte das conversas acontece.
• E-mail, só se você for usar.
• CPF, apenas se você vende no fiado ou emite algum documento para ela. Se não precisa, não peça.
• Observações úteis para o atendimento, como o tamanho de anel, a cor que ela prefere ou o melhor horário para falar.
• Histórico de compras: data, o que levou, valor e forma de pagamento.
• Valor em aberto, se ela compra no fiado ou parcelado.

O que não pedir

A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) pede que você guarde só o que tem uso. Endereço completo de quem nunca recebe entrega, data de nascimento sem nenhuma ação de aniversário e documento de quem paga sempre à vista são dados que só aumentam o risco. A cliente também tem o direito de pedir uma cópia do que você guarda sobre ela, ou a exclusão.

Como usar a ficha para vender de novo

1. Olhe o que cada cliente mais compra. Se 7 das 10 compras de uma cliente foram brincos, é brinco que você mostra quando chega novidade.
2. Veja de quanto em quanto tempo ela volta. Quem compra a cada 30 dias e está há 45 sem aparecer merece uma mensagem.
3. Separe quem está com valor em aberto antes de oferecer mais crédito.
4. Anote o que ela pediu e você não tinha, para avisar quando chegar.

Exemplo de leitura da ficha

Exemplo ilustrativo: Ana comprou 6 vezes nos últimos 4 meses, gastou R$ 540 no total, a última compra foi há 38 dias e ela paga quase sempre no Pix. A média dela é voltar a cada 20 dias. Leitura: é uma boa cliente que esfriou. Vale uma mensagem pessoal com a categoria que ela mais leva, não um desconto genérico.

Papel, planilha ou sistema

No caderno ou na planilha, a ficha funciona enquanto você tem poucas clientes e tempo para atualizar cada linha à mão. O que se perde primeiro é o histórico: ninguém soma as compras de cada cliente toda semana. No Facilita A.I, a ficha se monta sozinha com as vendas que você já registra: total gasto, última compra, categoria preferida, frequência média de compra, forma de pagamento mais usada e valor em aberto. Quando não há compras suficientes para dizer algo com segurança, o campo fica em branco em vez de mostrar um palpite. Veja mais em CRM simples para pequenos negócios.

LGPD na própria ficha

Cada ficha do sistema tem os botões Exportar dados, que gera um arquivo com tudo o que está guardado sobre a pessoa, e Apagar dados, que remove nome, telefone, e-mail e documento. As vendas continuam no histórico, sem o nome, por necessidade contábil.

Em qual plano está

A ficha e o perfil de compra do cliente estão em todos os planos, a partir do Starter (R$ 17,90/mês). O teste é de 30 dias grátis, sem cartão, e qualquer plano abre com todos os recursos do Plus liberados.

O que o Facilita não faz

Ele não dispara mensagens em massa nem envia nada sozinho: a conversa de WhatsApp abre com o texto pronto e você decide enviar. Também não é um CRM de funil com etapas de negociação.

Perguntas frequentes

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