Planilha ou sistema: qual usar para controlar estoque e caixa?
Quase todo pequeno negócio começa na planilha, e está certo: ela é grátis, flexível e você já sabe usar. O problema aparece depois, quando as vendas crescem, mais de uma pessoa mexe nos números e o fiado entra na conta. Este guia mostra até onde a planilha resolve, os sinais de que ela está custando caro e como migrar sem começar do zero.
Quando a planilha é suficiente
- Você vende poucos itens e quase sempre os mesmos.
- Só uma pessoa registra e consulta os números.
- Você não vende fiado nem tem valores a receber em várias datas.
- Você não precisa saber o estoque por tamanho, cor ou lote.
Sinais de que a planilha já está custando caro
- O estoque não bate com a prateleira, e você descobre só quando o cliente pede e a peça não existe.
- Duas versões do mesmo arquivo. Alguém salvou por cima, ou a cópia do celular está diferente da do computador.
- Fórmula quebrada que ninguém percebe. Uma linha apagada muda o total sem aviso.
- Fiado na memória. Você sabe que alguém deve, mas não quanto nem desde quando.
- Margem no chute. O preço foi definido uma vez e nunca mais conferido contra o custo.
- Você gasta o domingo atualizando números em vez de vender.
O que um sistema muda
Em um sistema, a venda baixa o estoque sozinha, o fiado fica ligado à cliente com vencimento, e o resultado do mês é calculado a partir do que foi registrado, sem fórmula para manter. O trabalho passa de atualizar números para registrar a venda no momento em que ela acontece.
O que a planilha faz melhor: ela se adapta a qualquer cálculo que você inventar na hora. Um sistema pede que você registre do jeito dele, em troca de menos erro e menos retrabalho.
Como migrar sem perder o que você já tem
- Deixe a planilha de produtos com uma linha por produto e as colunas nome, SKU, categoria, subcategoria, estoque, custo e preço. Só o nome é obrigatório.
- No Facilita, use a importação de planilha (.xlsx ou .csv). O sistema mostra uma pré-visualização para você conferir antes de confirmar.
- Faça uma contagem rápida do estoque real e ajuste as quantidades que não batem.
- Cadastre as clientes principais (hoje a importação cobre produtos e serviços; clientes são cadastrados à mão) e passe a registrar as vendas direto no sistema.
- Mantenha a planilha antiga só para consulta por um ou dois meses, sem atualizá-la.
Em qual plano está
A importação de planilha, o controle de estoque e as contas a receber e a pagar estão em todos os planos, a partir do Starter (R$ 17,90/mês, até 50 produtos). O fluxo de caixa e o DRE fazem parte do plano Pro (R$ 49,90/mês). O teste é de 30 dias grátis, sem cartão, e qualquer plano abre com todos os recursos do Plus liberados.
O que o Facilita não faz
Ele não importa clientes por planilha, não emite nota fiscal e não faz conciliação bancária automática.
Teste por 30 dias, com tudo liberado
Qualquer plano abre com todos os recursos do Plus nos primeiros 30 dias. O cartão fica cadastrado no Mercado Pago, mas nada é cobrado durante o teste, e o cancelamento é feito a qualquer momento, sem multa.
Perguntas frequentes
Perco a minha planilha ao migrar?
Não. Você importa uma cópia dos produtos, e o arquivo original continua com você.
Dá para testar com poucos produtos antes?
Dá. Os 30 dias de teste têm todos os recursos liberados, e você pode importar só uma parte do estoque para experimentar.
Preciso saber de informática?
Não. A importação guia você passo a passo e mostra uma pré-visualização antes de confirmar.
E se eu não gostar?
O cancelamento é feito direto no Mercado Pago, sem multa.