Controle de contas a pagar e a receber para pequenos negócios
Quem tem um pequeno negócio costuma lembrar bem do que tem para receber e esquecer o boleto do fornecedor até o dia em que ele vence. Controlar as duas pontas no mesmo lugar é o que mostra se o dinheiro do mês fecha. Este guia mostra como montar esse controle e como o Facilita A.I faz isso a partir das suas vendas e compras.
O mínimo que o controle precisa ter
- Contas a pagar: fornecedor, descrição, categoria (mercadoria, aluguel, frete, marketing), valor e vencimento.
- Contas a receber: cliente, venda de origem, valor, vencimento e quanto já foi pago.
- Situação de cada conta: em aberto, vence em até 7 dias, vencida ou paga.
- Parcelas separadas. Uma compra de R$ 1.200 em 6x são 6 contas, cada uma com o seu vencimento, e não uma conta só.
Exemplo: o mês fecha?
Exemplo ilustrativo: no dia 1º, a loja tem R$ 2.000 no caixa. Até o dia 30 vencem R$ 3.100 em contas a pagar (duas parcelas de fornecedor, aluguel e taxa da maquininha) e há R$ 1.800 para receber de clientes no fiado. Se todo mundo pagar em dia, sobram R$ 700. Se metade do fiado atrasar, faltam R$ 200. É essa conta, feita com antecedência, que diz se é hora de cobrar com mais cuidado ou de renegociar um prazo.
Planilha ou sistema
Uma planilha resolve no começo, desde que alguém atualize cada pagamento no mesmo dia. O problema aparece quando a venda no fiado está em um lugar, a compra do fornecedor em outro e o caixa em um terceiro: ninguém consegue ver as três coisas juntas. Em um sistema, a venda que fica em aberto já vira conta a receber e a compra parcelada já vira contas a pagar.
Como funciona no Facilita A.I
- Contas a pagar com fornecedor, categoria e vencimento, com abas Em aberto e Pagas, busca e filtro por Vencida, Vence em 7 dias e A vencer.
- Parcelar uma conta ou compra em até 24 vezes: cada parcela vira uma conta própria, com vencimento no mesmo dia dos meses seguintes.
- Contas a receber nascem da venda no fiado ou parcelada, com baixa total ou parcial e comprovante.
- Cobrança com a mensagem de WhatsApp pronta, que você revisa antes de enviar.
- Fluxo de caixa (plano Pro) que junta o que entra e o que sai por data de vencimento.
Como começar
- Lance as contas a pagar do mês, começando pelas que vencem primeiro.
- Registre as vendas, deixando em aberto o que a cliente ainda vai pagar.
- Toda semana, abra o filtro Vence em 7 dias nas duas telas e decida o que pagar e quem cobrar.
Em qual plano está
Contas a pagar e a receber estão em todos os planos, a partir do Starter (R$ 17,90/mês). O fluxo de caixa, o DRE e a nota de saúde financeira fazem parte do plano Pro (R$ 49,90/mês). O teste é de 30 dias grátis, sem cartão, e qualquer plano abre com todos os recursos do Plus liberados.
O que o Facilita não faz
Ele não paga boletos, não gera boleto para a cliente, não se conecta ao banco e não faz conciliação bancária automática. O pagamento acontece fora do sistema e você registra a baixa.
Teste por 30 dias, com tudo liberado
Qualquer plano abre com todos os recursos do Plus nos primeiros 30 dias. O cartão fica cadastrado no Mercado Pago, mas nada é cobrado durante o teste, e o cancelamento é feito a qualquer momento, sem multa.
Perguntas frequentes
Qual a diferença entre contas a pagar e a receber?
Contas a pagar são o que o negócio deve, como fornecedor e aluguel. Contas a receber são o que os clientes devem ao negócio, como o fiado e as vendas parceladas.
Dá para parcelar uma compra do fornecedor?
Dá. Você informa o total, o número de parcelas e o primeiro vencimento, e cada parcela vira uma conta a pagar.
O sistema avisa o que está vencendo?
As telas separam o que está vencido e o que vence nos próximos 7 dias, e o Copiloto (plano Pro) lembra das contas vencidas.
Funciona no celular?
Sim, pelo navegador, no celular e no computador.